Tietotulva on tänä päivänä valtavaa, kuinka yhdistyksenne löytyy viestinnänviidakosta? Elämme nyt aikaa jossa tiedotukseen on käytettävä useita kanavia, jotta kaikki tarvittavat kohderyhmät tavoitetaan. Kirje-, sähköpostilla, some -viesteillä, blogeilla ja lehtien maksetuilla mainoksilla ja sähköisessä mediassa tavoitetaan eri ihmisiä. Monikanavainen viestintä on syytä hallita, jotta tieto saadaan leviämään kattavasti.
Yhdistyksen näkyvyyden lisäämisessä ja tapahtumien ja retkien markkinoinnissa on tärkeää tiedostaa kenelle viestitään. Mikä on yhdistyksen kohderyhmä ja ketä ovat toivotut uudet jäsenet. Mistä asioista on tärkeää kertoa ja mitä varten. Viestintäkanavat muotoutuvat kohderyhmän mukaan, monikanvaisuus takaa osumatarkkuutta. Viestinnän vastuu on hyvä jakaa yhdistyksissä osaajien kesken. Joku voi hallita ilmoituksen teon ja jakamisen perinteisille ilmoitustauluille. Sosiaalisen median tiedottaminen onnistuu osaajalta nopeasti ja kattavasti, kun taas lehtihaastatteluihin ja radiovierailuihin kannattaa laittaa asiasta parhaiten perillä oleva ja sanavalmis henkilö.

Yhdistyksen jäsenille ja yhteistyökumppaneille viestitään sisäisesti yhdistyksen toiminnasta ja yhdessä sovituista asioista riittävän usein. Sisäiseen viestintään käytetään jäsenistöä ja yhteistyökumppaneita ajatellen parhaiten toimivaa kanavaa (jäsenkirje postitettuna, sähköposti tai vaikka viestittely WhatsApp –sovelluksella…). Uusien jäsenten, uusien yhteistyökumppaneiden ja rahoittajien löytämiseksi on yhdistyksen panostettava näkyvyyteen eri kanavissa. Usein tietoa yhdistyksistä haetaan yhdistysten omilta nettisivuilta, Facebookista, Instragramista ja Twitteristä. Ajantasaisen tiedon jakaminen ja toiminnan esiin tuominen antaa positiivisen kuvan yhdistystoiminnasta. Tärkeää on miettiä onko tarvetta paperisille esitteille, korteille tai vihkosille sähköisen näkyvyyden lisäämiseksi. Materiaalit voivat olla sähköisesti myös suoraan tulostettavissa.

Yhdistyksen näkyvyyden suunnittelussa saa apua seuraavien kysymysten pohdinnasta:

• Missä yhdistys näkyy?
• Kenelle viestitään?
• Mitä viestitään?
• Missä viestitään?
• Miten viestitään?
• Kuka viestii?

Yhdistysten yksittäisten tapahtumien ja retkien osalta on hyvä pohtia oma viestintäsuunnitelma, jotta toiminnalle tavoitetaan riittävästi osallistujia. Viestintäsuunnitelman laadintaan löytyy apua 18.10.2018 yhdistysten viestintä työpajasta. Lisätietoja: www.kumppanuusverkosto.fi/ajankohtaista.html.

Helena Haaja
Projektipäällikkö, Yhteinen Päijät-Häme -hanke

Yhdistystoiminnassa aktiiviset ja sitoutuneet jäsenet mahdollistavat vuosittain lukemattomia tapahtumia, retkiä, kerhoja ja yhteistoimintaa. Kukaan heistä ei jaksa ilman kiitosta, kannustusta ja virkistystä. Heidän jaksamiseen, voimaantumiseen ja kuulemiseen on panostettava riittävästi, jotta jatkossakin löytyy aktiivisia toimijoita. Yhdistystoiminta lepää aktiivisten jäsenten harteilla. 

Yhdistyksessä tehtävät eivät saa kasaantua pelkästään muutamien henkilöiden vastuulle. Vaarana on, että yhdistyksen ainoalle palkatulle työntekijälle, puheenjohtajalle tai sihteerille kasaantuu kohtuuttomasti yhdistyksen tehtäviä ja toteutettavia asioita. Tietoa ja opastusta yhdistyksen vastuun jakoon ja yhdistystoiminnan suunnitteluun löytyy www.kumppanuusverkosto.fi/tietopankista, jonne on koottu vinkkejä yhdistystoiminnan suunnitelmalliseen toteuttamiseen. Yhdistyksessä on hyvä yhdessä pohtia ja sopia tehtävien jakamisesta. Yhteistyössä on voimaa ja tehoa.
 
Hyvin hoidettuun ja toimivaan yhdistykseen löytyy uusia jäseniä, jotka haluavat olla mukana yhdistyksen toiminnassa. Yhdistyksen tyytyväiset jäsenet ovat parhaita uusien jäsenten hankkijoita. Yhdistystoiminnan kuuluisi olla hauskaa ja voimaannuttavaa. Yhdistysväen virkistykset voi toteuttaa useamman yhdistyksen yhteisvoimin. Pienten yhdistysten resurssien yhdistäminen auttaa toteuttamaan monia asioita helpommin. Retket ja tapahtumat voivat muuten muodostua pienille yhdistyksille ylivoimaisia.
 
Yhdistyksen on pysyttävä kiinni ajassa ja kyettävä mukautumaan ajan ja ihmisten tarpeisiin sekä toiveisiin. Toimintaa yhdistyksissä määrittävät yhdistyksen säännöt, jotka vaativat ajoittain myös päivittämistä. Riittävän usein on hyvä pysähtyä tarkastelemaan koko yhdistyksen toimintaa. Yhdistyksen päivittämisessä voi käyttää apuna seuraavia kysymyksiä:

• Mitä varten yhdistys on olemassa?
• Mikä on yhdistyksen toiminnan tarkoitus ja päämäärä? Mihin halutaan vaikuttaa ja mitä saavuttaa?
• Millä keinoilla ja toimenpiteillä tavoitteisiin pyritään? 
• Mitkä ovat yhdistyksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja kehittämisehdotukset?
• Miksi yhdistykseen liitytään jäseneksi, miksi maksetaan jäsenmaksu ja mitä jäsenyydestä saa vastineeksi?
• Kuka tekee ja mitä tekee? Kuormittaako yhdistystoiminta yksittäisiä henkilöitä liikaa?

Asiat on hyvä kirjata ylös ja saattaa ne kaikkien yhdistysten jäsenten tietoisuuteen.
 
Parhaimmillaan yhdistystoiminta on tärkeäksi koetun ja saman asian äärelle kokoontuneiden henkilöiden yhteistä tekemistä ja yhdessäoloa asioihin vaikuttamiseksi ja edistämiseksi. Yhdistystoiminnasta löytyy kaikille mielekästä toimintaa ja yhdessä tekemisen meininkiä. Yhdistystoiminta rikastuttaa elämää ja tuo uutta ulottuvuutta arkeen.

Helena Haaja
Projektipäällikkö, Yhteinen Päijät-Häme -hanke